Хранение документов организации регламентируется в нормативных актах о архивном содержании, необходимо строго соблюдать классификацию и сроки сбережения бумаг.
Для обеспечения правильного ведения и архивации на предприятиях существует ответственное лицо — делопроизводитель или архивариус.
Что подлежит архивному хранению
На каждом предприятии, даже если оно не предусматривает штат сотрудников, есть перечень документов, которые обязательно хранить в течение определенного срока. В частности, речь идет о принятых приказах и резолюциях, юридически значимых событиях, которые отражаются в реестре.
В 2023г. при помощи специальных программ и технического сопровождения можно легко организовать архивное хранение документов.
Если рассматривать крупные предприятия, то обязательными к архивному хранению являются:
- Документы, содержащие сведения о правилах внутреннего трудового распорядка
- Табели и карточки сотрудников, журналы учета рабочего времени, сводные данные за период
- Графики отпусков, в том числе предоставляемых в рамках социального обеспечения
- Распоряжения о премировании, дисциплинарных взысканиях
- Периодические отчеты о начислениях НДФЛ
- Бухгалтерская и налоговая отчетность
- Документы по специфике работы организации.
Необходимо отметить, что постоянному хранению подлежат уставные документы, протоколы собраний собственников, приказы о назначении генеральным руководствующим лиц. По истечении срока временного хранения, документация передается в муниципальный или государственный архив. Организация архивного хранения документов – важная задача для любой организации.
Особенности организации хранения документов в архиве
Для корректного ведения архивных документов необходимо соблюдение сроков хранения.
Подготовка к перемещению осуществляется в определенный день, обычно это первый или последний день месяца. Перед архивацией, документы помещают в папки, на которых обозначают тип бумаг, количество страниц, период, срок хранения и классификацию содержимого.
Архив не всегда представляет собой отдельное помещение, часто их размещают прямо в офисе, на стеллажах или шкафах. В зависимости от масштабов организации, а также активности в деятельности, хранимые документы периодически обновляются. Подробнее узнать про архивное хранение документов и его правила можно на сайте scan-archive.ru.
В случае переезда, архивное содержание также перевозят на новый адрес, при возникновении непредвиденных ситуаций и природных явлений (затопление помещения, пожар), составляется соответствующий акт, с указанием причин отсутствия архивных данных.
Понравилась запись? Поделись с друзьями и поддержи сайт:
