Хранение кадровых документов

Организовать хранение документов на территории офиса непросто. Необходимо выделить отдельное помещение, оборудовать его системой климат-контроля, обеспечить защиту от несанкционированного доступа.

При этом особую важность представляют кадровые документы, ведь именно от их сохранности зависит будущее сотрудников компании. Поэтому современные руководители отдают предпочтение внеофисному хранению документации на территории частных архивов.

Общие вопросы хранение кадровой документации

Кадровые документы необходимы для юридически верного оформления трудовых отношений между организацией и наемным персоналом. Оформление и хранение таких документов регламентируется Трудовым кодексов РФ, законом об архивном деле от 22.10.2004 года №125-ФЗ, законом о персональных данных и т. д.

Кадровые документы содержат персональные данные о сотрудниках, поэтому храниться они должны в особых условиях. Ответственность за их хранение лежит на руководителе организации.

Каждый документ имеет разную степень значимости, поэтому сроки хранения их могут отличаться. Зависят они и от года создания. Так, если документ создан до 1 января 2003 года, он должен храниться 75 лет, если после 1 января 2003 года — 50 лет.

Если правила хранения нарушаются и документы теряются или уничтожаются раньше времени, руководству грозят серьезные штрафные санкции.

Поэтому желательно доверить дело профессионалам, например, компании «Архив Нева», оказывающей услуги по внеофисному хранению и архивной обработке документов с 2007 года.

Преимущества внеофисного хранения документов в компании «Архив Нева»

Почему стоит доверить хранение кадровой документации компании «Архив-Нева»? Вот главные причины:

• гарантируется сохранность документов. Помещения, в котором хранятся бумаги, оборудованы системой климатического контроля и защищены от пожара и несанкционированного доступа;
• возможно создание электронного архива кадровой документации, благодаря которому можно будет получить быстрый доступ к любому необходимому документу или создание его копии;
• благодаря системе маркировки невозможно определить принадлежность короба с документами определенной компании, что служит дополнительной защитой от попадания конфиденциальной информации о сотрудниках третьим лицам;
• специалисты могут взять на себя уничтожение документов с истекшим сроком годности.

Если вы хотите, чтобы кадровая документация компании была в идеальном порядке, обратитесь к услугам «Архив Нева»! Внеофисное хранение кадровых документов — это экономия времени и денег, гарантия будущего сотрудников фирмы и защита от штрафных санкций со стороны контролирующих органов!

Далее на видео вы можете ознакомиться с познавательной информацией о том, как хранить копии личных документов работников.