Электронный архив (сэд архив) – это система хранения документов в электронном виде. Электронный архив и электронный документооборот – это понятия, которые взаимодополняют друг друга. Они выполняют те же функции, что и бумажный документооборот, архив.
В архиве хранится готовая информация, которую не меняют, а в документообороте возможно внесение изменений. Поэтому электронный архив дает доступ пользователям только для информации, но вносить изменения в них они не смогут.
Основные преимущества использования электронного архива
Можно выделить 7 основных причин, по которым следует вести учет электронных документов в архиве:
- Скорость работы с документами. При помощи электронного архива можно значительно сэкономить время на распечатке нужного документа, копировании или пересылке.
- Быстрый поиск. Многие предприятия переходят на использование электронных архивов для облегчения поиска нужных документов. Документу в архиве присваивается определенное описание, по которому потом его можно будет найти. Это значительно экономит время сотрудников.
- Экономия места. Не требуется подготавливать помещение для хранения архива документов. Вся информация хранится на сервере в электронном виде.
- Сохранность. За счет того, что документы хранятся на защищенном сервере, электронные документы могут храниться значительно длительное время. При этом сотрудники не могут вносить никакие изменения в документы, они пользуются только созданными копиями.
- Долговечность. В отличие от бумажного архива, в электронном — документы не разрушаются, не выцветают. Их можно хранить практически вечно.
- Безопасность. В электронном архиве есть возможность проконтролировать цепочку запросов пользователей, отследить их действия, при необходимости запретить проводить какие-либо действия с документами.
- Возможность резервирования. Это дает гарантию 100% восстановления документов в чрезвычайных случаях. Электронное резервирование обходится дешевле бумажного.
Электронный архив документов можно организовать с помощью компании scan-archive.ru.
Выводы
Электронный архив имеет массу преимуществ. Основные из них: надежность, скорость поиска информации, простота использования, сохранность документов и экономия места.
Если создать электронный архив документов, то это освободит место в помещении от лишних стеллажей и бумаг. Вышеперечисленные преимущества указывают на популярность услуги создания электронного архива.
Понравилась запись? Поделись с друзьями и поддержи сайт:
